auto w firmie, samochód w firmie, samochód prywatny w firmie, samochód firmowy
lupa
Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (353) z dnia 1.09.2013

Koszty używania samochodu niebędącego własnością firmy

Na potrzeby firmy użytkujemy samochody osobowe niebędące naszą własnością (umowa najmu). Jak ewidencjonować kilometrówkę w księgach rachunkowych?

Do ksiąg rachunkowych, w przypadku używania niebędących własnością firmy samochodów osobowych, wprowadza się wszystkie wydatki związane z ich używaniem (tj. eksploatacją, utrzymaniem i remontem) na podstawie dowodów źródłowych (np. faktur, rachunków). Dopiero przy ustalaniu kosztów dla celów podatkowych ich wysokość porównuje się z kwotą limitu wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Kwot wynikających z kilometrówki nie ujmuje się w księgach rachunkowych.

Wydatki związane z użytkowanymi w prowadzonej działalności gospodarczej samochodami osobowymi stanowią - co do zasady - koszt uzyskania przychodów. Niemniej jednak przepisy zawierają w tej kwestii kilka ograniczeń. Dotyczą one m.in. kosztów używania samochodów niebędących własnością podatnika.

W świetle przepisów podatkowych wydatki z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niebędących własnością firmy mogą stanowić podatkowy koszt uzyskania przychodu, co do zasady, wyłącznie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach (por. art. 16 ust. 1 pkt 51 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 46 updof).

Jednocześnie, warunkiem zaliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego do podatkowych kosztów uzyskania przychodu (w granicach limitu) jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).

Ograniczenia te nie dotyczą samochodów używanych na podstawie umowy leasingu (co wynika z art. 16 ust. 3b updop i odpowiednio art. 23 ust. 3b updof).

Wydatki dotyczące używania samochodu osobowego niebędącego własnością jednostki dla potrzeb działalności gospodarczej rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty limitu kilometrówki wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.

Jeżeli zatem faktyczne wydatki są niższe od limitu wynikającego za dany okres z ewidencji przebiegu pojazdu, to kosztem uzyskania przychodów za ten okres jest kwota faktycznie poniesionych udokumentowanych wydatków (a nie kwota limitu). Jeśli zaś suma faktycznych wydatków jest wyższa od limitu kilometrówki za dany okres, to nadwyżka wydatków ponad ten limit nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tym samym okresie. Może się to jednak okazać możliwe w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Aby sprostać wymaganiom przepisów podatkowych wskazane jest wyodrębnienie w księgach rachunkowych kosztów dotyczących samochodów osobowych używanych na podstawie umów najmu. Jednostka może do poszczególnych kont kosztów rodzajowych wyodrębnić konta, na których będą gromadzone koszty związane z używaniem przedmiotowych samochodów, np.:

  • konto 40-1-2 "Zużycie materiałów i energii - paliwo - samochód o nr rej. CC 0000",
  • konto 40-2-2 "Usługi obce - czynsz najmu - samochód o nr rej. CC 0000".

Można również utworzyć nowe konto rodzajowe, np. 40-7 "Koszty używania samochodów osobowych niebędących własnością firmy" z podziałem na poszczególne pojazdy i w dalszej analityce poszczególne rodzaje kosztów (paliwo, czynsz najmu, części zamienne itp.).

Przykład

I. Założenia:

1. W sierpniu 2013 r. spółka wynajęła od firmy zewnętrznej samochód osobowy marki "X" o nr rej. PO 0000 i poj. silnika pow. 900 m3. Pracownik użytkujący ten pojazd przekazał do rozliczenia faktury za paliwo na kwotę: 1.900 zł. Ponadto spółka otrzymała fakturę za najem tego pojazdu w kwocie: 2.140 zł (w tym: 400,16 zł VAT). Zgodnie z przedstawioną i zatwierdzoną przez pracodawcę ewidencją przebiegu pojazdu pracownik w sierpniu przejechał: 4.000 km × 0,8358 zł/km = 3.343,20 zł.

2. Koszty związane z używaniem samochodów niebędących własnością spółki ujmowane są na koncie kosztów rodzajowych 40-7 "Koszty używania samochodów osobowych niebędących własnością firmy" z podziałem na poszczególne pojazdy i w dalszej analityce poszczególne rodzaje kosztów (np. paliwo i czynsz najmu).

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. FZ - zakup paliwa do samochodu niebędącego własnością jednostki
a) obciążenie kosztów rodzajowych 1.900,00 zł 40-7 30
b) uznanie pracownika 1.900,00 zł 30 23-4
2. FZ - czynsz najmu samochodu osobowego
a) wartość brutto 2.140,00 zł 30 21
b) VAT podlegający odliczeniu: 400,16 zł × 60% = 240,10 zł 22-1 30
c) wartość netto wraz z VAT niepodlegającym odliczeniu: 1.739,84 zł + 160,06 zł = 1.899,90 zł 40-7 30

Należy zauważyć, iż w przypadku usługobiorców użytkujących samochody osobowe na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, kwotę podatku naliczonego stanowi 60% kwoty podatku naliczonego od czynszu lub innych płatności wynikających z zawartej umowy. Suma kwot w całym okresie użytkowania nie może przekroczyć kwoty 6.000 zł.

III. Księgowania:

Koszty używania samochodu niebędącego własnością firmy

Konta analityczne do 40-7

Koszty używania samochodu niebędącego własnością firmy

Według ewidencji księgowej koszty używania wynajmowanego samochodu wyniosły narastająco: 3.799,90 zł, zaś zgodnie z przedstawioną i zatwierdzoną przez pracodawcę ewidencją przebiegu pojazdu: 3.343,20 zł. Tak więc spółka zaliczy do kosztów podatkowych kwotę: 3.343,20 zł.

www.AutowFirmie.pl - Samochód w ewidencji księgowej:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PoradnikKsiegowego.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

marzec 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28
29
30
31
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Bezpłatny egzemplarz
PODATEK DOCHODOWY - przychody, koszty, środki trwałe, amortyzacja, leasing
PODATEK VAT - zasady rozliczania i weryfikacji

GOFIN PODPOWIADA

Kompleksowe opracowania tematyczne

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.