Ujęcie w księgach wydatku na mycie samochodu osobowego

Ponieśliśmy wydatek na mycie samochodu osobowego stanowiącego środek trwały. Odliczamy 50% VAT z faktur za używanie tego auta, gdyż nie prowadzimy ewidencji przebiegu pojazdu. Czy wydatek ten możemy zaliczyć w pełnej wysokości do kosztów bilansowych, jeśli dla celów podatku dochodowego w kosztach uzyskania przychodów możemy uwzględnić tylko 75% wydatków? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1235224)

Dla celów bilansowych wydatek na mycie samochodu osobowego stanowiącego środek trwały, jako ponoszony w związku z eksploatacją pojazdu, może być zaliczony do kosztów działalności operacyjnej w pełnej wysokości. Nie jest on limitowany, tak jak z punktu widzenia przepisów o podatku dochodowym.

Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop (Dz. U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej, jeżeli samochód ten jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Samochód taki jest uznawany za używany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą generalnie wtedy, gdy podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w przepisach ustawy o VAT, chyba że nie jest on, na podstawie przepisów ustawy o VAT, zobowiązany do jej prowadzenia (art. 23 ust. 5f-5g ustawy o pdof i art. 16 ust. 5f-5g ustawy o pdop).

W księgach rachunkowych wydatki z tytułu używania samochodów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych księguje się na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii lub Usługi obce) lub koncie w zespole 5. Jednostki mogą w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont kosztów wyodrębnić wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów jako KUP i niestanowiące kosztów uzyskania przychodów jako NKUP (przykład).

Uczestnikom forum przysługuje prawo do odliczenia 50% VAT od wydatków ponoszonych na używanie firmowego samochodu osobowego. Jest więc on wykorzystywany do działalności mieszanej. Z tego względu faktura dokumentująca zakup usługi mycia takiego pojazdu może zostać wprowadzona do ksiąg zapisem:

a) wartość brutto zobowiązania

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony w części podlegającej odliczeniu (50%)

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30,

c) wartość usługi mycia z VAT zaliczana do kosztów podatkowych (75%)

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce - KUP),

- Ma konto 30,

d) wartość usługi mycia z VAT niestanowiąca kosztów podatkowych (25%)

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce - NKUP),

- Ma konto 30.

Przykład

Założenia

Jednostka otrzymała fakturę za mycie samochodu osobowego (stanowiącego środek trwały) na kwotę brutto 98,40 zł (w tym VAT 18,40 zł). Pojazd ten jest wykorzystywany do działalności gospodarczej i jednocześnie do celów prywatnych, z faktury odliczono więc 50% VAT naliczonego w wysokości 9,20 zł, tj. 18,40 zł × 50%.
Do kosztów podatkowych jednostka może zaliczyć 66,90 zł, tj. (80 zł + 9,20 zł) × 75%. Pozostała kwota 22,30 zł, tj. 89,20 zł - 66,90 zł, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.
Jednostka księguje koszty tylko w zespole 4.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura za mycie samochodu osobowego:
a) wartość zobowiązania brutto	98,40 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	9,20 zł	22-2	30
c) wartość usługi mycia z VAT stanowiąca KUP	66,90 zł	40	30
d) wartość usługi mycia z VAT niestanowiąca KUP	22,30 zł	40	30