Kradzież samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych

Skradziono nam samochód firmowy, którego wartość nie była w całości zamortyzowana. Pojazd ten posiadał tylko ubezpieczenie OC. Jak powinniśmy ująć to zdarzenie w księgach rachunkowych?

Niezamortyzowaną wartość skradzionego samochodu wskazane jest przeksięgować na konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód" i pozostawić na tym koncie do momentu zamknięcia śledztwa lub ewentualnego jego umorzenia.

W przypadku stwierdzenia kradzieży firmowego samochodu w pierwszej kolejności należy fakt ten zgłosić policji. Właściciel samochodu otrzyma wówczas od policji dokumenty potwierdzające zgłoszenie kradzieży. Na ich podstawie dokonuje się stosownych zapisów w księgach rachunkowych. W sytuacji gdy skradziony samochód wprowadzony był do ewidencji środków trwałych, należy wyksięgować jego wartość z tej ewidencji, do wysokości dokonanych odpisów amortyzacyjnych, zapisem po stronie Wn konta 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych", w korespondencji ze stroną Ma konta 01 "Środki trwałe". Natomiast niezamortyzowaną wartość samochodu, jako wartość niedoboru, należy ująć po stronie Wn konta 24-1/0, w korespondencji ze stroną Ma konta 01.

Rozliczenie straty spowodowanej kradzieżą powinno nastąpić po zakończeniu postępowania prowadzonego przez policję w tej sprawie. W przypadku umorzenia dochodzenia, nieumorzoną wartość samochodu ujmuje się w księgach rachunkowych po stronie Wn konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne". Skutki kradzieży samochodu będącego środkiem trwałym jednostki zalicza się bowiem do zdarzeń pośrednio związanych z jej działalnością operacyjną. Należy pamiętać, że jeżeli na dzień bilansowy dochodzenie w sprawie kradzieży samochodu nie zostało zakończone, to - uwzględniając zasadę ostrożności - nieumorzoną wartością obciąża się wynik finansowy roku, w którym kradzież miała miejsce.

Wyksięgowania środka trwałego z ewidencji bilansowej dokonuje się na podstawie protokołu szkód, sporządzonego w oparciu o odpowiednie dokumenty (np. protokół z policji) lub w oparciu o dokument "LT - Likwidacja środka trwałego".

Ewidencja księgowa operacji związanych z kradzieżą samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych i umorzeniem dochodzenia w tej sprawie

1. Wyksięgowania środka trwałego z ewidencji bilansowej na podstawie protokołu szkód, sporządzonego w oparciu o protokół z policji:

a) wartość początkowa samochodu: Ma konto 01 "Środki trwałe",

b) dotychczasowe umorzenie: Wn konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych",

c) nieumorzona wartość: Wn konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód".

2. PK - umorzenie postępowania dotyczącego kradzieży:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",
- Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód".

Warto w tym miejscu wspomnieć, iż dokumenty otrzymane od policji potwierdzające zgłoszenie kradzieży są niezbędne do wyrejestrowania auta. Wyrejestrowanie samochodu jest podstawą np. do dalszego nieopłacania obowiązkowej składki OC. W przypadku wyrejestrowania samochodu możliwe jest otrzymanie zwrotu składki ubezpieczenia OC za wszystkie dni od daty wyrejestrowania pojazdu do końca okresu jego ubezpieczenia. W myśl bowiem art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2277 ze zm.), zwrot składki za niewykorzystany okres ubezpieczenia przysługuje w przypadku wyrejestrowania pojazdu mechanicznego lub udokumentowania trwałej i zupełnej utraty posiadania pojazdu mechanicznego w okolicznościach niepowodujących zmiany posiadacza.

W księgach rachunkowych zwrot niewykorzystanej części składki ubezpieczeniowej wskazane jest zaliczyć na dobro pozostałych przychodów operacyjnych. Jeżeli jednak zwrot ten nastąpi w tym samym roku obrotowym, w którym składkę ujęto w kosztach, to można go ująć na zmniejszenie kosztów podstawowej działalności operacyjnej.

Ewidencja księgowa zwrotu części składki ubezpieczeniowej

1. WB - zwrot niewykorzystanej części składki - wpływ środków na rachunek bankowy:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

2. WB - zwrot niewykorzystanej części składki w tym samym roku obrotowym, w którym ujęto ją w kosztach (przy założeniu, że zgodnie z polityką rachunkowości zwrot ujmuje się na zmniejszenie kosztów) - wpływ środków na rachunek bankowy:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",
- Ma konto 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub konto zespołu 5.

Jeśli natomiast pojazd zostanie odnaleziony i właściciel otrzyma dokumenty z policji potwierdzające ten fakt, to na ich podstawie możliwe będzie ponowne zarejestrowanie tego pojazdu oraz ponowne wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych (tj. jego wartości początkowej oraz dotychczasowego umorzenia).

Ewidencja księgowa operacji związanych z odnalezieniem skradzionego samochodu

1. Ponownie wprowadzenie odnalezionego samochodu do ewidencji środków trwałych:

a) wartość początkowa samochodu: Wn konto 01 "Środki trwałe",

b) dotychczasowe umorzenie: Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych",

c) nieumorzona wartość: Ma konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód".