Administrowanie polisami ubezpieczeniowymi samochodów spółki komandytowej

Jesteśmy spółką z o.o. spółką komandytową, zajmującą się działalnością transportową. Właścicielem samochodów jest spółka komandytowa, której wspólnikami są trzy osoby fizyczne i dwie spółki z o.o. Ze względu na wypadkowość, spółce komandytowej zostały podniesione kwoty ubezpieczenia. W związku z tym ubezpieczyciel zaproponował, aby ubezpieczającym pojazdy została jedna ze spółek z o.o. będąca wspólnikiem (polisy i płatność będą dokonywane przez tę spółkę niebędącą podatnikiem VAT). Pomiędzy spółką z o.o. (tj. ubezpieczycielem pojazdów) a spółką komandytową (tj. właścicielem pojazdów), zostanie podpisana umowa na administrowanie polisami. Spółka z o.o. będzie wystawiać spółce komandytowej noty obciążeniowe za ubezpieczenie pojazdów oraz faktury za administrowanie polisami. Jak zaksięgować ww. zdarzenia gospodarcze?

W księgach rachunkowych spółki komandytowej koszty związane z administrowaniem polisami można ująć na koncie 40-2 "Usługi obce" i/lub na koncie 55 "Koszty zarządu" z kolei koszty ubezpieczenia pojazdów - na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" i/lub na koncie 55. Natomiast w spółce z o.o. powstałe w związku z tym przychody i koszty mogą zostać ujęte w ramach działalności operacyjnej - usługowej lub pozostałej działalności operacyjnej (jeżeli są one pośrednio związane z prowadzoną działalnością).

Spółka komandytowa jest spółką osobową, określoną w art. 102 K.s.h., mającą na celu prowadzenie przedsiębiorstwa pod własną firmą. W takiej spółce występuje co najmniej jeden:

1) komplementariusz, który wobec wierzycieli odpowiada bez ograniczenia za zobowiązania spółki,

2) komandytariusz, którego odpowiedzialność jest ograniczona do wysokości sumy komandytowej.

"Spółka z o.o. spółka komandytowa" to spółka, w której jako komplementariusz występuje spółka z o.o., natomiast osoba fizyczna jest komandytariuszem spółki. Spółkę komandytową reprezentują komplementariusze, których z mocy umowy spółki albo prawomocnego orzeczenia sądu nie pozbawiono prawa reprezentowania spółki. Komandytariusz może reprezentować spółkę jedynie jako pełnomocnik (por. art. 117 i 118 § 1 K.s.h.).

Zarówno spółka z o.o., jak i spółka komandytowa - w myśl regulacji ustawy o rachunkowości - prowadzą księgi rachunkowe i sporządzają sprawozdania finansowe zgodnie z postanowieniami tej ustawy.

Z pytania wynika, że spółka z o.o. będąca wspólnikiem spółki komandytowej, będzie ubezpieczać samochody spółki komandytowej. Następnie pomiędzy spółkami zostanie podpisana umowa na administrowanie polisami ww. pojazdów. Spółka z o.o. będzie wystawiać noty obciążeniowe za ubezpieczenie pojazdów oraz faktury za administrowanie polisami dla spółki komandytowej.

Generalnie umowa o administrowanie polisami ubezpieczeniowymi samochodów to porozumienie, w którym jedna strona (zarządzający) zobowiązuje się do kompleksowej obsługi polis ubezpieczeniowych pojazdów należących do drugiej strony (klienta), w zamian za wynagrodzenie. W powyższej sytuacji przyjmujemy, że zarządzającym będzie spółka z o.o., zaś rolę klienta przejmie spółka komandytowa. Umowa o administrowanie polisami ubezpieczeniowymi powinna zawierać nazwy stron umowy, zakres powierzonych zadań, obowiązki i prawa stron, określenie sposobu i wysokości wynagrodzenia, okres obowiązywania umowy oraz procedury dotyczące rozwiązywania sporu. Dodatkowo powinna zawierać klauzule dotyczące poufności, ochrony danych osobowych oraz odpowiedzialności za ewentualne szkody. Umowa taka powinna być sporządzona z odpowiednią szczegółowością, w celu uniknięcia nieporozumień i sporów między stronami. Przy zawieraniu umowy obie strony muszą być reprezentowane przez osoby uprawnione do działania w ich imieniu. Spółka komandytowa może być reprezentowana przez komplementariusza lub pełnomocnika. Natomiast spółka z o.o. jest reprezentowana przez zarząd.

Ujęcie w księgach rachunkowych umowy o administrowanie polisami na samochody między spółką komandytową a spółką z o.o. zależy od charakteru tej umowy i jej stron. Przyjmując założenie, że umowa jest traktowana jako świadczenie usług przez spółkę z o.o. na rzecz spółki komandytowej, zdarzenie to będzie, jak wynika z pytania, udokumentowane fakturą. W związku z tym w spółce z o.o. może wystąpić przychód z tytułu sprzedaży usług, który ujmuje się po stronie Ma konta 70-0 "Sprzedaż usług", oraz koszty związane z usługą administrowania polisami ubezpieczeniowymi, które można ująć po stronie Wn odpowiedniego konta w zespole 4 i/lub konta 55 "Koszty zarządu". Możliwe jest także ujęcie ww. kosztów i przychodów w pozostałej działalności operacyjnej, jeżeli są one pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki.

Natomiast w spółce komandytowej wystąpią koszty związane z administrowaniem polisami, które mogą być ujmowane na koncie 40-2 "Usługi obce" i/lub na koncie 55, w wysokości wynikającej z faktury wystawionej przez spółkę z o.o.

Jeżeli chodzi o wystawiane przez spółkę z o.o. noty księgowe dla spółki komandytowej za ubezpieczenie pojazdów, to należy mieć na uwadze, że nota jest dokumentem księgowym wystawianym wtedy, gdy zachodzi potrzeba udokumentowania transakcji, które nie podlegają opodatkowaniu VAT. Warto w tym miejscu podkreślić, iż na mocy art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT, zwolnione z VAT są usługi ubezpieczeniowe, usługi reasekuracyjne i usługi pośrednictwa w świadczeniu usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych, a także usługi świadczone przez ubezpieczającego w zakresie zawieranych przez niego umów ubezpieczenia na cudzy rachunek, z wyłączeniem zbywania praw nabytych w związku z wykonywaniem umów ubezpieczenia i umów reasekuracji.

W spółce komandytowej koszty ubezpieczenia samochodów mogą być ujmowane w księgach rachunkowych na koncie 40-9 "Pozostałe koszty rodzajowe" i/lub na koncie 55.

Natomiast w spółce z o.o. zapłata za wykupienie ubezpieczeniowych polis samochodowych będzie stanowiła koszt, zaś wpływ środków pieniężnych od spółki komandytowej z tego tytułu będzie przychodem. O zakwalifikowaniu do konkretnej grupy ww. kosztów i przychodów powinien zadecydować kierownik jednostki, znając realia spółki z o.o. oraz uwzględniając rozmiary tej działalności. Mogą to być zatem koszty i przychody działalności operacyjnej - usługowej, jak i pozostałej działalności operacyjnej, jeżeli są pośrednio związane z działalnością operacyjną spółki.