Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 1 (529) z dnia 1.01.2021
Nieodpłatne udostępnianie pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych
Posiadamy kilka samochodów służbowych. Są one udostępniane kadrze kierowniczej. Pracownicy mogą wykorzystywać te samochody do celów prywatnych. Jak rozliczyć w księgach rachunkowych nieodpłatne świadczenia z tytułu wykorzystywania przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych?
1. Ustalenie przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnego wykorzystywania samochodu służbowego
Wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi u pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym (por. art. 12 ust. 1 updof). Sposób ustalania przychodu z tego tytułu reguluje art. 12 ust. 2a-2c updof. Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w formie ryczałtu w wysokości:
1) 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 cm3,
2) 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1.600 cm3.
W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych w art. 12 ust. 2a updof.
Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością ustaloną według ww. zasad a odpłatnością ponoszoną przez pracownika.
Wartość uzyskanego przez pracownika przychodu z tytułu używania do celów prywatnych służbowego samochodu pracodawca dolicza do innych przychodów uzyskanych przez tę osobę w danym miesiącu ze stosunku pracy. Od łącznej kwoty tych przychodów pracodawca ma obowiązek - jako płatnik - obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. |
Warto w tym miejscu wspomnieć, iż wiele lat trwał spór pomiędzy podatnikami i Dyrektorem Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) o to, czy w kwocie ryczałtu mieści się również wartość paliwa zapewnianego przez pracodawcę, czy też wartość ta jest dodatkowym przychodem pracownika. Dyrektor KIS w wydawanych interpretacjach indywidualnych zajmował stanowisko, iż koszty paliwa wykorzystywanego do celów prywatnych przez pracownika nie stanowią elementu kwot ryczałtów określonych w art. 12 ust. 2a updof, lecz stanowią odrębne nieodpłatne świadczenie. Pogląd ten budził jednak wątpliwości podatników i płatników i był przedmiotem skarg wnoszonych do sądów administracyjnych, w wyniku czego ukształtowana została linia orzecznicza Naczelnego Sądu Administracyjnego. Linia ta jednolicie opowiadała się za stanowiskiem prezentowanym przez płatników i podatników, uznając, że w ramach zryczałtowanego przychodu, o którym mowa w art. 12 ust. 2a updof, mieszczą się również koszty paliwa zakupionego przez pracodawcę. Zaistniała zatem rozbieżność pomiędzy praktyką interpretacyjną Dyrektora KIS a orzecznictwem sądów administracyjnych.
Skłoniło to Ministra Finansów do wydania interpretacji ogólnej nr DD3.8201.1.2020 z 11 września 2020 r. w sprawie zryczałtowanego przychodu pracownika związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 108). Obecnie nie ma już wątpliwości. Wartość zryczałtowanego przychodu z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika obejmuje również koszty paliwa. W wydanej interpretacji Minister Finansów stwierdził:
"(...) Przyjmując zatem argumentację zawartą w jednolitej linii orzeczniczej sądów administracyjnych w zakresie interpretacji art. 12 ust. 2a ustawy PIT, należy stwierdzić, że ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy - jako właściciel samochodu - musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym.
Używanie tak udostępnionego samochodu czasami wiąże się z dodatkowymi kosztami, takimi jak opłaty parkingowe, czy opłaty za przejazdy autostradą, które nie mogą być uznawane za świadczenia objęte kwotą określoną w art. 12 ust. 2a ustawy PIT.
Ustawodawca wskazał bowiem wyraźnie, że chodzi o świadczenie związane z wykorzystaniem samochodu służbowego (czy z oddaniem do używania - bezpłatnie - dla celów prywatnych), a nie wszelkimi pochodnymi kosztami związanymi z podróżą samochodem udostępnionym do wykorzystywania w celach prywatnych".
2. Potrącenie składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne
Jak stanowi art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1398 ze zm.), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z zastrzeżeniem niemającym znaczenia dla omawianego tematu. Do przychodów ze stosunku pracy zaliczeniu podlega m.in. wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Taki rodzaj przychodu nie został wyłączony z podstawy wymiaru składek ZUS, a także opodatkowania. Dla celów składkowych, tak jak i podatkowych, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się zgodnie z art. 12 ust. 2a updof.
Wartość uzyskanego przez pracownika przychodu z tytułu nieodpłatnego używania samochodu służbowego do celów prywatnych, ustaloną zgodnie z art. 12 ust. 2a updof, pracodawca zobowiązany jest doliczyć pracownikowi do pozostałych przychodów ze stosunku pracy uzyskanych w danym miesiącu i od łącznej kwoty naliczyć składki ZUS. |
W sytuacji gdy świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w art. 12 ust. 2a lub ust. 2b updof a odpłatnością ponoszoną przez pracownika (art. 12 ust. 2c updof). Zwracamy uwagę, iż do tego rodzaju świadczenia - zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem ZUS - nie ma zastosowania § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949).
Na mocy tego przepisu wyłączono z oskładkowania korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji (por. m.in. interpretacje indywidualne Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku z 6 grudnia 2019 r., znak DI/100000/43/991/2019 oraz z 9 lipca 2019 r., znak DI/100000/43/561/2019).
3. Bilansowe rozliczenie skutków nieodpłatnego udostępnienia pracownikowi firmowego auta
Dla pracownika nieodpłatne używanie samochodu służbowego do celów prywatnych powoduje powstanie przychodu ze stosunku pracy podlegającego oskładkowaniu i opodatkowaniu.
W księgach rachunkowych pracodawcy przychód ten nie jest wykazywany. Jest on statystycznie doliczany do uzyskanego przez pracownika w danym miesiącu wynagrodzenia, w celu obliczenia zaliczki na podatek dochodowy oraz składek ZUS. |
Potrącone w związku z uzyskanym przychodem podatkowym zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych pracodawcy na podstawie listy płac w miesiącu otrzymania świadczenia, w sposób zaprezentowany na przykładzie.
Przykład
I. Założenia:
Jednostka podpisała z pracownikiem umowę na nieodpłatne używanie samochodu służbowego (o pojemności silnika powyżej 1.600 cm3) do celów prywatnych. Wartość przychodu z tytułu nieodpłatnego używania samochodu w grudniu 2020 r. wyniosła: 400 zł. Wynagrodzenie zasadnicze tego pracownika wynosi: 4.500 zł brutto. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodów i złożył oświadczenie PIT-2. Ewidencję kosztów podstawowej działalności operacyjnej jednostka prowadzi na kontach zespołu 4 i 5. Rozliczenie podatkowo-składkowe wynagrodzenia pracownika za grudzień 2020 r. przedstawiało się następująco:
Wyszczególnienie | Wiersz | Kwota |
Wynagrodzenie za pracę | 1 | 4.500,00 zł |
Ryczałt z tytułu używania nieodpłatnie samochodu służbowego do celów prywatnych | 2 | 400,00 zł |
Obciążenia składkowo-podatkowe pracownika | ||
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: wiersze 1 + 2 | 3 | 4.900,00 zł |
Składki na ubezpieczenia społeczne do pobrania ze środków pracownika: wiersz 3 × 9,76% + wiersz 3 × 1,50% + wiersz 3 × 2,45% | 4 | 671,79 zł |
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: wiersze 1 + 2 - 4 | 5 | 4.228,21 zł |
Składka na ubezpieczenie zdrowotne: wiersz 5 × 9% | 6 | 380,54 zł |
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku: wiersz 5 × 7,75% | 7 | 327,69 zł |
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy (po zaokrągleniu): wiersze 1 + 2 - 250 zł - wiersz 4 | 8 | 3.978,00 zł |
Zaliczka na podatek dochodowy przed odliczeniem składki zdrowotnej: wiersz 8 × 17% - 43,76 zł | 9 | 632,50 zł |
Zaliczka na podatek dochodowy do pobrania (po zaokrągleniu): wiersze 9 - 7 | 10 | 305,00 zł |
Kwota wypłaty: wiersze 1 - 4 - 6 - 10 | 11 | 3.142,67 zł |
Obciążenia składkowe pracodawcy | ||
Składki ZUS pokrywane przez pracodawcę, w tym: | 12 | 1.003,52 zł |
a) składki na ubezpieczenia społeczne: wiersz 3 × 9,76% + wiersz 3 × 6,5% + wiersz 3 × 1,67% = 878,57 zł |
||
b) składki na FP i FS: wiersz 3 × 2,45% = 120,05 zł | ||
c) składka na FGŚP: wiersz 3 × 0,10% =4,90 zł |
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. LP - lista płac pracownika: | |||
a) kwota wynagrodzenia brutto | 4.500,00 zł | 40-4 | 23-0 |
b) składki na ubezpieczenia społeczne obciążające pracownika oraz składka zdrowotna: 671,79 zł + 380,54 zł = |
1.052,33 zł | 23-0 | 22-3 |
c) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych | 305,00 zł | 23-0 | 22-3 |
d) składki ZUS obciążające pracodawcę | 1.003,52 zł | 40-5 | 22-3 |
e) równoległe obciążenie kosztów według miejsc powstawania | 5.503,52 zł | 55 | 49 |
2. WB - wypłata wynagrodzenia | 3.142,67 zł | 23-0 | 13-0 |
III. Księgowania:
www.AutowFirmie.pl - Samochód w ewidencji księgowej:
Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
www.PoradnikKsiegowego.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
|