Rozliczenie zakupu paliwa do samochodu firmowego, opłaconego prywatną kartą płatniczą pracownika

W firmie przyjęto, że pracownicy mogą dokonywać płatności za paliwo zakupione do samochodów firmowych prywatnymi kartami płatniczymi. W jaki sposób prowadzić ewidencję takich zapłat?

Fakturę dokumentującą zakup paliwa do samochodu firmowego, opłaconą przez pracownika prywatną kartą płatniczą, ujmuje się w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach. Wartość brutto takiej faktury można zaksięgować w korespondencji z kontem 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub bezpośrednio na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Jeżeli wartość brutto faktury zakupu paliwa została odniesiona na konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", to w sytuacji gdy została ona uregulowana za pomocą prywatnej karty płatniczej pracownika, należy ją przeksięgować na konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Księgowanie to można przeprowadzić na podstawie dowodu potwierdzającego dokonanie przez pracownika zapłaty, np. wydruku z terminala płatniczego potwierdzającego dokonanie transakcji. Warto dodać, że wartość brutto takiej faktury zakupu można także księgować od razu na koncie 23-4 po stronie Ma, z pominięciem konta 21.

Saldo Ma konta 23-4, które przedstawia zobowiązanie pracodawcy wobec pracownika, rozlicza się w momencie zwrotu pracownikowi zapłaconej przez niego kwoty.

Ewidencja księgowa faktury zakupu paliwa do samochodu firmowego,
opłaconej przez pracownika prywatną kartą płatniczą

1. FZ - zakup paliwa do samochodu firmowego:

a) wartość brutto faktury:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 23-4 "Pozostałe rozrachunki
z pracownikami",

b) cena zakupu paliwa powiększona o część VAT niepodlegającego odliczeniu:

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) VAT podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

d) przeksięgowanie wartości brutto faktury na konto rozrachunkowe pracownika
(jeżeli wartość brutto faktury zakupu odniesiono na konto 21):

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

2. WB - zwrot pracownikowi wydatkowanej przez niego kwoty:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".