Rozliczanie w czasie kosztów polis ubezpieczeniowych dotyczących samochodów firmowych

Zawarliśmy kilka polis ubezpieczeniowych dotyczących samochodów firmowych. Jak ująć w księgach takie polisy przy założeniu, że nie obejmują pełnych miesięcy kalendarzowych? Czy polisa zawarta np. od 15 października 2018 r. do 14 października 2019 r. pierwszy odpis powinna mieć w październiku 2018 r., a ostatni we wrześniu 2019 r.? Czy polisa powinna być zaksięgowana na koncie rozliczeń międzyokresowych kosztów pod datą zawarcia polisy (zawarcie polisy może nastąpić we wcześniejszym miesiącu), czy pod datą rozpoczęcia okresu ubezpieczenia na jaki została zawarta?

Koszty ubezpieczenia przypadające na przyszłe okresy sprawozdawcze wskazane jest ująć na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" pod datą zawarcia umowy, natomiast ich rozliczanie (odpisywanie) na odpowiednie okresy powinno nastąpić od momentu rozpoczęcia obowiązywania polisy. Może to być w miesiącu rozpoczęcia obowiązywania lub miesiącu następnym, jeżeli pierwszy okres nie obejmuje pełnego miesiąca. Decyzję w tej kwestii podejmuje kierownik jednostki. Przyjęty sposób stosuje się w sposób ciągły.

Podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych kosztów ubezpieczeń jest polisa ubezpieczeniowa, będąca dokumentem stwierdzającym zawarcie umowy ubezpieczeniowej. Zawierane umowy ubezpieczenia dotyczą zazwyczaj kilku okresów sprawozdawczych, najczęściej obejmują okres 12 miesięcy, a zapłata składki następuje z góry lub w kilku ratach. Generalnie koszty związane z ubezpieczeniem zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej i ujmuje na kontach zespołu 4 i 5. Jeżeli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, to jednostki - na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości - dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Konieczność rozliczania międzyokresowego kosztów wynika z zasady współmierności określonej w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Do ewidencji już poniesionych kosztów (o charakterze operacyjnym) dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych służy konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Czas rozliczania kosztów powinien pokrywać się z okresem wynikającym z otrzymanych dokumentów źródłowych. W odniesieniu do kosztów ubezpieczeń będzie to okres wskazany w polisie. Kwotę do rozliczenia przypadającą na jeden okres można ustalić, dzieląc kwotę kosztów na liczbę okresów, na które koszt ma być rozliczony. Przykładowo bieżący odpis kosztów ubezpieczenia ustala się najczęściej, dzieląc kwotę na liczbę miesięcy lub na liczbę dni.

Przykład

Jednostka wykupiła ubezpieczenia OC, AC i NNW samochodu osobowego, będącego jej środkiem trwałym. Według polisy ubezpieczenie obejmuje okres od 10 września 2018 r. do 9 września 2019 r. Całkowita kwota składki wynosi: 6.000 zł. Zgodnie z polityką rachunkowości, ustalając miesięczny odpis kosztów, jednostka dzieli kwotę składki ubezpieczeniowej przez liczbę miesięcy. Pierwszego odpisu jednostka dokonuje w miesiącu rozpoczęcia obowiązywania umowy.

Odpis miesięczny dla składki wynosi: 6.000 zł : 12 m-cy = 500 zł.

*Harmonogram odpisów kosztów ubezpieczeń komunikacyjnych*
*09/18*	*10/18*	*11/18*	*12/18*	*01/19*	*02/19*	*03/19*	*04/19*	*05/19*	*06/19*	*07/19*	*08/19*
500	500	500	500	500	500	500	500	500	500	500	500

Przykład

Jednostka wykupiła ubezpieczenia OC, AC i NNW samochodu osobowego, będącego jej środkiem trwałym. Według polisy ubezpieczenie obejmuje okres od 10 września 2018 r. do 9 września 2019 r. Całkowita kwota składki wynosi: 7.665 zł. Zgodnie z polityką rachunkowości, ustalając miesięczny odpis, jednostka dzieli kwotę składki ubezpieczeniowej przez liczbę dni obowiązywania ubezpieczenia (365) i mnoży przez liczbę dni danego miesiąca i otrzymany wynik zaokrągla do pełnych złotych. Pierwszego odpisu jednostka dokonuje w miesiącu rozpoczęcia obowiązywania umowy.

Harmonogram odpisów kosztów ubezpieczeń komunikacyjnych

09/18

10/18

11/18

12/18

01/19

02/19

03/19

04/19

05/19

06/19

07/19

08/19

09/19

441

651

630

651

588

651

630

651

630

651

189

Przykład

Jednostka wykupiła ubezpieczenia OC, AC i NNW samochodu osobowego, będącego jej środkiem trwałym. Według polisy ubezpieczenie obejmuje okres od 15 października 2018 r. do 14 października 2019 r. Całkowita kwota składki wynosi: 9.600 zł. Zgodnie z polityką rachunkowości, ustalając miesięczny odpis kosztów, jednostka dzieli kwotę składki ubezpieczeniowej przez liczbę miesięcy. Jeżeli pierwszy okres nie obejmuje pełnego miesiąca, to pierwszego odpisu jednostka dokonuje w miesiącu następnym.

Odpis miesięczny dla składki wynosi: 9.600 zł : 12 m-cy = 800 zł.

*Harmonogram odpisów kosztów ubezpieczeń komunikacyjnych*
*11/18*	*12/18*	*01/19*	*02/19*	*03/19*	*04/19*	*05/19*	*06/19*	*07/19*	*08/19*	*09/19*	*10/19*
800	800	800	800	800	800	800	800	800	800	800	800

W odniesieniu do kosztów ubezpieczenia można zastosować uproszczenie polegające na odstąpieniu od stosowania rozliczeń międzyokresowych kosztów i zaliczeniu wydatków dotyczących kilku okresów sprawozdawczych do kosztów działalności w miesiącu ich poniesienia, o ile kwota ta nie wpłynie istotnie na wynik finansowy (por. art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Przy czym składkę ubezpieczeniową dotyczącą dwóch lat obrotowych wskazane jest rozliczać proporcjonalnie do tych lat w następujący sposób:

1) w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego ująć jednorazowy odpis ubezpieczenia w części dotyczącej bieżącego roku obrotowego oraz

2) w księgach rachunkowych następnego roku obrotowego - na początku tego roku obrotowego - ująć jednorazowy odpis w kwocie przypadającej na ten rok obrotowy.

Należy wskazać, że tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy kwoty wynikające z polisy są niewielkie (nieistotne), jednorazowy odpis kosztów może dotyczyć całego okresu trwania umowy ubezpieczenia.