Koszty eksploatacji wynajmowanego samochodu - czy księgować kwotę z ewidencji przebiegu pojazdu?

Firma wynajmuje samochód osobowy na cele działalności gospodarczej. Dla celów podatkowych prowadzi dla niego ewidencję przebiegu pojazdu. Jak ująć kwotę wynikającą z tej ewidencji w księgach rachunkowych?

Ustawy o podatku dochodowym limitują wysokość wydatków poniesionych z tytułu używania samochodów osobowych niestanowiących środków trwałych w firmie podatnika, która może być zaliczona do kosztów podatkowych. Mianowicie nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Mówi o tym art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop i art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Liczbę faktycznego przebiegu ustala się na podstawie prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Z kolei stawka za 1 km dla samochodu osobowego o pojemności silnika:

do 900 cm³ wynosi 0,5214 zł,
powyżej 900 cm³ wynosi 0,8358 zł.

Koszty z tytułu używania samochodów osobowych obejmują m.in. zakup paliwa, oleju, wymianę opon, bieżące naprawy, wymianę zużytych części. Jeśli chodzi o czynsz najmu, zdaniem organów podatkowych stanowi on także wydatek z tytułu kosztów używania samochodu osobowego. Tak stwierdził np. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 22 listopada 2012 r., nr IPPB3/423-652/12-2/GJ. Z kolei np. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 17 października 2012 r., sygn. akt II FSK 467/11, orzekł, że opłata za wynajem samochodu nie stanowi kosztów eksploatacji samochodu i nie podlega limitowaniu przez "kilometrówkę". Podatnicy zaliczający do kosztów czynsz najmu samochodu w pełnej wysokości muszą się liczyć z ewentualnym dochodzeniem swoich racji przed sądem.

Dla celów bilansowych nie księguje się kwoty z ewidencji przebiegu pojazdu, tylko faktycznie poniesione koszty eksploatacji wynajmowanego samochodu osobowego.

W kosztach bilansowych może zostać ujęta pełna kwota wydatków poniesionych w związku z eksploatacją wynajmowanego samochodu. Na podstawie dowodów dokumentujących ich poniesienie ujmuje się je w księgach rachunkowych na ogólnych zasadach. Jeśli jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, może księgować koszty dotyczące wynajmowanego samochodu zapisami:

a) wartość netto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) VAT naliczony - jeżeli podlega odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość brutto

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

d) rozliczenie kosztów

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: różne konta, np. zużycie materiałów, usługi obce, pozostałe wydatki),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równocześnie

- Wn odpowiednie konto zespołu 5 (w analityce: Koszty używania wynajmowanego samochodu osobowego),

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Jeżeli faktyczne wydatki są niższe od limitu wynikającego za dany okres z ewidencji przebiegu pojazdu, to kosztem uzyskania przychodów za ten okres jest kwota faktycznie poniesionych udokumentowanych wydatków. Wtedy koszty ujęte w ewidencji bilansowej będzie można uwzględnić w rachunku podatkowym.

Jeśli zaś suma faktycznych wydatków jest wyższa od limitu "kilometrówki" za dany okres, to nadwyżka wydatków ponad ten limit nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tym samym okresie. Można ją wtedy przeksięgować na odrębne konto w zespole 5 przeznaczone do ewidencji kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (NKUP), zapisem:

- Wn odpowiednie konto zespołu 5 (w analityce: Koszty używania wynajmowanego samochodu osobowego - NKUP),

- Ma odpowiednie konto zespołu 5 (w analityce: Koszty używania wynajmowanego samochodu osobowego).

Jednak w następnym miesiącu kwota ta powinna być ponownie przeksięgowana na pierwotne konto w zespole 5, gdyż w trakcie roku podatkowego z "kilometrówką" porównuje się wszystkie faktycznie poniesione w tym roku wydatki.

Należy podkreślić, że na koniec roku faktycznie poniesione wydatki, które nie znajdują pokrycia w rocznym limicie ustalonym na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, nie przechodzą do rozliczenia na następny rok podatkowy.