Części zamienne w ewidencji księgowej warsztatu samochodowego

Prowadzimy działalność w zakresie napraw pojazdów samochodowych (warsztat samochodowy). Na potrzeby wykonania danej naprawy kupujemy części zamienne i po przywiezieniu ich od dostawcy od razu je montujemy w naprawianym samochodzie. Jak powinniśmy księgować takie zakupy?

W sytuacji gdy części zamienne są kupowane bezpośrednio na potrzeby wykonania danej naprawy i po przywiezieniu ich od dostawcy są od razu montowane w naprawianym samochodzie (bez przyjmowania ich do magazynu), ich wartość można odnieść bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej (w koszty zużycia materiałów).

W jednostkach świadczących usługi naprawy - w tym naprawy samochodów - części zamienne zużywane przy świadczeniu tych usług kwalifikuje się do materiałów. W przypadku gdy nie są one przekazywanie do zużycia bezpośrednio po zakupie, lecz są przyjmowane do magazynu i są objęte ewidencją bilansową, powinny zostać w momencie nabycia zaksięgowane na koncie 31 "Materiały". Dopiero w momencie przekazania (wydania) tych części do zużycia ich wartość odnoszona będzie w koszty zużycia materiałów (na podstawie dowodu RW). Ewidencja księgowa może wówczas przebiegać zapisami:

1) faktura dokumentująca zakup części zamiennych:

a) wartość brutto faktury:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony, jeżeli podlega odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

2) PZ - przyjęcie nabytych części do magazynu:

- Wn konto 31 "Materiały",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

3) RW - wydanie części do zużycia:

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 31 "Materiały".

Terminy i tematy dyżurów telefonicznych
ekspertów dostępne są w serwisie
www.dyzurytelefoniczne.gofin.pl

Jeśli natomiast nabywane przez jednostkę części zamienne są wydawane do zużycia bezpośrednio po zakupie (bez przyjmowania ich do magazynu), to ich wartość wskazane jest księgować bezpośrednio w koszty z pominięciem konta 31. Nie wystąpi wówczas ewidencja magazynowa. Księgowania tego można dokonać na podstawie faktury zakupu, zapisami:

a) wartość brutto faktury: Wn konto 30, Ma konto 21,

b) podlegający odliczeniu VAT naliczony: Wn konto 22-1, Ma konto 30,

c) wartość netto części: Wn konto 40-1 lub konto zespołu 5, Ma konto 30.