Samochód udostępniony odpłatnie

Pracodawca (spółka akcyjna) udostępnia pracownikom odpłatnie samochody służbowe do celów prywatnych. Zgodnie z umowami podpisanymi w tym celu z poszczególnymi pracownikami, odpłatność ustalona jest jako iloczyn ceny 1 km i liczby kilometrów przejechanych przez pracownika w danym miesiącu. Cenę za 1 km skalkulowano w oparciu o cenę rynkową stosowaną przez firmy zajmujące się profesjonalnie długoterminowym wypożyczaniem pojazdów. W skali miesiąca pracownicy obciążani są kwotami od 180 zł do 700 zł. Czy w związku ze zmianami przepisów ustawy o PIT, jakie weszły w życie od 1 stycznia 2015 r., spółka powinna aneksować wspomniane umowy i ustalić odpłatność na poziomie miesięcznych ryczałtów określonych w tej ustawie? Czy należy opodatkować różnicę pomiędzy ryczałtem miesięcznym a kwotą odpłatności, jeżeli ryczałt ten jest wyższy niż kwota odpłatności w danym miesiącu?

Umowy zawarte z pracownikami na okoliczność korzystania przez nich z samochodów służbowych do celów prywatnych nie muszą być zmieniane na potrzeby podatku dochodowego. Kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy ustalonym w ustawie o PIT ryczałtem miesięcznym a odpłatnością za ten sam okres należy opodatkować.

Z dniem 1 stycznia 2015 r. ustawodawca unormował zasady ustalania wartości pieniężnej świadczenia z tytułu nieodpłatnego bądź częściowo odpłatnego wykorzystywania przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych.

Wartość takiego świadczenia jest obliczana w oparciu o miesięczne limity, których wysokość uzależniona jest od pojemności silnika samochodu. I tak, przychód z tytułu wykorzystywania samochodu o pojemności silnika:

do 1.600 cm³ wynosi 250 zł miesięcznie,
powyżej 1.600 cm³ wynosi 400 zł miesięcznie (art. 12 ust. 2a updof).

W przypadku gdy pracownik wykorzystuje samochód przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwoty 250 zł lub kwoty 400 zł (art. 12 ust. 2b updof).

Jeżeli przysługujące pracownikowi świadczenie jest częściowo odpłatne, to u pracownika powstaje przychód w wysokości różnicy pomiędzy wartością świadczenia określonego w oparciu o kwotę 250 zł lub 400 zł a odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Taki sposób ustalania przychodów pracownikom ma zastosowanie, w przypadku gdy pracownicy korzystają ze służbowych samochodów nieodpłatnie bądź za częściową odpłatnością.

Dla celów podatkowych nie ma potrzeby zmiany umów zawartych z pracownikami na okoliczność odpłatnego korzystania przez nich z samochodów służbowych do celów prywatnych.

Należy jedynie kontrolować wysokość opłaty ponoszonej przez pracownika za dany okres korzystania z samochodu. Jeżeli uiszczona opłata jest niższa od ryczałtu obliczonego na podstawie wskazanych przepisów, to kwotę stanowiącą różnicę między ryczałtem a poniesioną przez pracownika opłatą trzeba opodatkować wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.

Przykład

Spółka akcyjna udostępniła odpłatnie pracownikowi samochód służbowy (o pojemności silnika 1.400 cm³) do celów prywatnych. Odpłatność za 1 miesiąc wyniosła 170 zł. U pracownika powstał z tego tytułu przychód ze stosunku pracy w wysokości 80 zł (250 zł - 170 zł).