Koszty paliwa do samochodu zastępczego

W sytuacji uszkodzeń pojazdów będących własnością spółki z o.o. jej pracownicy korzystają z zastępczych samochodów osobowych otrzymanych od ubezpieczyciela. Czy koszty poniesione na paliwo do samochodu zastępczego są ograniczone limitem 75%?

W przypadku gdy samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno do celów działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych, podatnik rozliczy koszty związane z jego używaniem w wysokości 75% kosztów. Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów takich wydatków w pełnej wysokości istnieje tylko w stosunku do samochodu osobowego używanego wyłącznie w działalności gospodarczej.

Wydatki związane z użytkowaniem samochodu zastępczego, w tym wydatki eksploatacyjne będą mogły być kosztem uzyskania przychodów, pod warunkiem że będą właściwie udokumentowane, a ponadto że zostaną łącznie spełnione warunki, o których mowa w art. 15 ust. 1 updop, tj.:

będą poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
nie będą znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków (z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 30 updop) z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Poniesione wydatki obejmują także VAT, który zgodnie z przepisami o VAT nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony VAT, w tej części, w której zgodnie z przepisami o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy VAT (art. 16 ust. 5a updop).

Stosownie do powołanych przepisów, jednostka może więc zaliczać do kosztów uzyskania przychodów tylko 75% wskazanych wydatków, gdy samochód wykorzystuje do tzw. celów mieszanych.

Ewidencja przebiegu pojazdu stosowana do celów VAT dostępna jest w programie DRUKI Gofin

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów takich wydatków w pełnej wysokości istnieje tylko w stosunku do samochodu osobowego używanego wyłącznie w działalności gospodarczej. W tym celu podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji stosowanej do celów VAT potwierdzającej wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej. W przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji dla celów VAT, także dla celów podatku dochodowego przyjmuje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany do tzw. celów mieszanych. Z art. 16 ust. 5g updop wynika, że zasady tej nie stosuje się, jeżeli podatnik nie jest na podstawie przepisów ustawy o VAT zobowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem przypadku, gdy brak tego obowiązku wynika z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.), czyli z faktu, że podatnik odlicza tylko 50% kwoty VAT.