Wydatki na doposażenie samochodów

Posiadamy w firmie flotę samochodów osobowych zaliczonych do środków trwałych. Samochody te służą wyłącznie celom służbowym, w związku z czym mamy prawo do odliczania pełnej kwoty podatku naliczonego przy wydatkach związanych z ich używaniem. Aby kontrolować sposób używania samochodów przez pracowników, zamierzamy wyposażyć pojazdy w nawigację satelitarną (GPS). Dane urządzenie może być w dowolnym momencie zdemontowane i przeniesione do innego samochodu. Jak rozliczyć wydatek na zakup tych urządzeń?

Sposób rozliczenia wydatku na zakup danego urządzenia do nawigacji satelitarnej (GPS) będzie zależał od wartości nabytego urządzenia.

Doposażenie samochodów będących środkami trwałymi w urządzenia GPS, nie wpłynie na zwiększenie ich wartości początkowej.

Samochody osobowe w firmie podatnika stanowią środki trwałe, co oznacza, że kosztami uzyskania przychodów są odpisy amortyzacyjne dokonywane od ich wartości początkowej. Zasadniczo wartość początkową środków trwałych ustala się na dzień ich oddania do używania, jednak może ona ulec zwiększeniu, gdy dojdzie do ulepszenia. Stosownie do art. 22g ust. 17 updof oraz art. 16g ust. 13 updop, środek trwały uznaje się za ulepszony, jeżeli w rezultacie przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji dochodzi do zwiększenia jego wartości użytkowej. O ulepszeniu środka trwałego decyduje również wysokość poniesionych wydatków. Ich suma, a w razie nabycia części składowych lub peryferyjnych - jednostkowa cena tych części, musi przewyższać kwotę 3.500 zł.

Wydatek na zakup urządzenia do nawigacji satelitarnej (GPS) należy traktować w kategorii doposażenia samochodu, a nie jego ulepszenia. Urządzenie do nawigacji satelitarnej może być w każdej chwili zdemontowane bez szkody dla funkcjonalności samochodu, jak też dla zdatności samego urządzenia. Z tego względu urządzenia do nawigacji satelitarnej należy traktować jako odrębne składniki majątku.

W sytuacji gdy jednostkowa wartość takich urządzeń jest równa lub niższa niż 3.500 zł, podatnik może:

uznać te urządzenia za środki trwałe i amortyzować je na zasadach ogólnych lub jednorazowo - w miesiącu oddania do używania, albo w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 updof),
nie uznawać ich za środki trwałe, a wydatek na ich zakup zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania (art. 22d ust. 1 updof).