Wydatki związane z używaniem samochodów osobowych w pozarolniczej działalności gospodarczej

1. Ograniczenia w rozliczaniu wydatków

W obu ustawach o podatku dochodowym zawarto przepisy, które w sposób zróżnicowany traktują samochody osobowe i inne środki transportu. W przypadku samochodów osobowych ustawodawca wprowadził ograniczenia w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z używaniem tych samochodów na potrzeby działalności gospodarczej. Ograniczenia te można podzielić na dotyczące wyłącznie samochodów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych lub będących środkami trwałymi oraz mające zastosowanie do obu tych grup samochodów.

W przypadku samochodu osobowego uznanego za środek trwały do kosztów podatkowych można zaliczyć odpisy amortyzacyjne obliczone od wartości samochodu nieprzewyższającej równowartości 20.000 euro, przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania (art. 23 ust. 1 pkt 4 updof i art. 16 ust. 1 pkt 4 updop).

Kolejne ograniczenie dotyczy możliwości wyboru metody amortyzacji. Samochody osobowe nie mogą być amortyzowane metodą degresywną. Ponadto nie można takich samochodów zamortyzować jednorazowo na zasadach określonych w art. 22k ust. 7-13 updof i art. 16k ust. 7-13 updop.

Ograniczenie dotyczy również składek na ubezpieczenie wszystkich samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej, tzn. stanowiących środki trwałe, niezaliczanych do środków trwałych, będących przedmiotem leasingu lub innej umowy. Nie stanowią bowiem kosztów uzyskania przychodów składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (art. 23 ust. 1 pkt 47 updof i art. 16 ust. 1 pkt 49 updop). Mowa tu o składce na dobrowolne ubezpieczenie samochodu auto casco (AC).

W przypadku samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych wydatki związane z jego eksploatacją przedsiębiorca rozlicza w kosztach podatkowych tylko w ramach limitu określonego w art. 23 ust. 1 pkt 46 updof. Wysokość tego limitu wyznacza kwota będąca iloczynem ilości kilometrów przejechanych na potrzeby wykonywanej działalności i stawki za 1 km przebiegu pojazdu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Analogiczne regulacje dotyczące wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, zawiera art. 16 ust. 1 pkt 51 updop.

Ponadto prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest niezbędne, jeśli podatnik zamierza zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki (w ramach tzw. kilometrówki) ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy w celu odbycia podróży służbowych lub w jazdach lokalnych (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 updop).

2. Zmiana definicji samochodu osobowego w 2014 r.

Z punktu widzenia wskazanych ograniczeń ważne jest określenie czy mamy do czynienia z samochodem osobowym, czy innym niż samochód osobowy. Jest to o tyle ważne, że definicja samochodu osobowego zmieniła się od 1 kwietnia 2014 r. Zmianę tę obrazuje tabela.

Definicja samochodu osobowego

wyszczególnienie

od 1 stycznia do 31 marca 2014 r.

od 1 kwietnia 2014 r.

Samochód osobowy to

pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą

pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym (czyli pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, pojęcie nie obejmuje ciągnika rolniczego) o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą

z wyjątkiem

a)	pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van,
b)	pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków,
c)	pojazdu samochodowego, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków,
d)	pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
e)	pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym - jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym, lub z innych dokumentów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług, wynika, że jest to pojazd specjalny,
f)	pojazdu samochodowego innego niż wymieniony w lit. a-e, w którym liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:
	−	1 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg,
	−	2 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg,
	−	3 lub więcej - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg

a)	pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
	−	klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
	−	z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
b)	pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
c)	pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
	−	agregat elektryczny/spawalniczy,
	−	do prac wiertniczych,
	−	koparka, koparko-spycharka,
	−	ładowarka,
	−	podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
	−	żuraw samochodowy,
d)	pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług; w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika - Dz. U. poz. 407, wymienia się pojazd samochodowy:
	−	pogrzebowy i
	−	bankowóz typu A i B
	jeżeli mają jeden rząd siedzeń albo ich dopuszczalna masa całkowita jest większa niż 3 tony

Dodatkowe badania

spełnienie wymagań określonych w pkt a-d, pozwalających na niezaliczenie danego pojazdu samochodowego do samochodów osobowych, stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań

spełnienie wymagań dla pojazdów opisanych w pkt a i b, stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań

Dodatkowe dokumenty

dopuszczalna ładowność pojazdów oraz liczba miejsc (siedzeń), o których mowa w pkt f, określana jest na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym; jeżeli w dokumentach tych pojazdy nie mają określonej dopuszczalnej ładowności lub liczby miejsc, uznaje się je również za samochody osobowe

spełnienie wymagań dla pojazdów specjalnych wymienionych w pkt c stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym

Zmodyfikowaną definicję samochodu osobowego, a także nowe przepisy regulujące sposób potwierdzania spełnienia kryteriów pozwalających na wyłączenie niektórych pojazdów z tej kategorii, na podstawie przepisu przejściowego (art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw - Dz. U. poz. 312), należy stosować w odniesieniu do samochodów osobowych:

nabytych lub wytworzonych przez podatnika po dniu 31 marca 2014 r.,
używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej po dniu 31 marca 2014 r.

Oznacza to, że zmiana definicji samochodu osobowego wprowadzona od 1 kwietnia 2014 r. nie ma wpływu m.in. na amortyzację takiego samochodu rozpoczętą przed tym dniem. Nowej definicji nie należy również uwzględniać w przypadku samochodów wziętych do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej do 31 marca 2014 r.