Zakup paliwa w kosztach firmowych

O sposobie rozliczenia w kosztach firmowych wydatków ponoszonych na zakup paliwa do samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej decyduje nie tylko rodzaj pojazdu, ale również tytuł prawny do jego użytkowania.

Auto osobowe w firmie osoby fizycznej

Gdy przedsiębiorca jest osobą fizyczną, rozliczenie w kosztach podatkowych wydatków na zakup paliwa do wykorzystywanego w działalności gospodarczej samochodu osobowego uzależnione jest od tego, czy pojazd ten stanowi środek trwały, czy też należy do majątku prywatnego przedsiębiorcy lub do osób trzecich.

• samochód prywatny

Wydatki na zakup paliwa do samochodu osobowego niezaliczonego do środków trwałych u przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, zgodnie z przepisami ustawy o pdof, podlegają limitowaniu. Tym samym limitowanie kosztów eksploatacyjnych odnosi się do samochodu osobowego będącego prywatną własnością przedsiębiorcy oraz samochodów wynajętych, wydzierżawionych czy też użyczonych. Ponadto dotyczy aut osobowych niezaliczonych do środków trwałych ze względu na wartość początkową nieprzekraczającą 3.500 zł lub okres użytkowania krótszy niż rok.

Do wszystkich wymienionych aut ma zastosowanie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Przepis ten wskazuje, że wydatki na ich eksploatację, w tym zakup paliwa, mogą być zaliczone do kosztów podatkowych jedynie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. Jednocześnie dla ustalenia faktycznego przebiegu takiego samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Jeżeli obowiązku tego nie dopełni, wówczas poniesione przez niego wydatki eksploatacyjne nie stanowią kosztu podatkowego (art. 23 ust. 5ustawy o pdof).

Przedstawione ograniczenia nie dotyczą natomiast samochodów osobowych należących do środków trwałych - one podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych w pełnej, faktycznie poniesionej wysokości.

• auto leasingowane

Inny sposób rozliczania wydatków na paliwo dotyczy zakupu paliwa do samochodu osobowego użytkowanego na podstawie umowy leasingu operacyjnego (spełniającej warunki określone w art. 23b ustawy o pdof), który nie stanowi środka trwałego przedsiębiorcy. Tu ograniczenie możliwości zaliczania do kosztów wydatków związanych z jego użytkowaniem nie ma zastosowania, o czym mówi art. 23 ust. 3b ustawy o pdof. Stąd przedsiębiorca będący użytkownikiem takiego samochodu osobowego nie ma obowiązku rozliczania w kosztach podatkowych ponoszonych z tego tytułu wydatków eksploatacyjnych poprzez ewidencję przebiegu pojazdu. W konsekwencji obciążają one koszty podatkowe w pełnej ponoszonej przez podatnika wysokości.

Rozliczenie podatnika pdop

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych wydatki na eksploatację samochodów osobowych niestanowiących składników ich majątku rozliczają w taki sam sposób, jak osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Zobowiązani są oni bowiem do rozliczania wydatków na zakup paliwa do tych aut w ramach limitu tzw. kilometrówki ustalanej na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop). Ponadto podatnicy ci w taki sam sposób jak osoby fizyczne rozliczają w kosztach w pełnej wysokości wydatki na zakup paliwa do samochodów osobowych użytkowanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego (art. 16 ust. 3b ustawy o pdop) oraz wprowadzonych do ewidencji środków trwałych.

Jednak podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, w przeciwieństwie do osób fizycznych, nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i limitowania kosztów eksploatacyjnych, w tym dotyczących zakupu paliwa, gdy samochód taki stanowi składnik majątku osoby prawnej, ale nie został zaliczony do środków trwałych z uwagi na wartość nieprzekraczającą 3.500 zł lub okres użytkowania krótszy niż rok. Wydatki na zakup paliwa do takiego auta, podobnie jak do auta będącego środkiem trwałym, stanowią w całości koszty podatkowe.

Gdy auto nie jest osobowe

Wskazane wymogi dotyczące prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz limitowania w kosztach podatkowych wydatków na zakup paliwa mają zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do samochodów osobowych. W przypadku samochodów ciężarowych podatnicy nie mają bowiem obowiązku prowadzenia takiej ewidencji i to niezależnie od tego, czy są one czy też nie składnikami majątku zaliczanymi do środków trwałych.

Wydatkami na zakup paliwa do tych aut podatnik obciąża koszty podatkowe w całości bez względu na to, czy jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, czy też podatku dochodowego od osób prawnych. Na ten sposób rozliczenia nie ma wpływu to, czy samochód ciężarowy nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, czy też jest wzięty w leasing, wynajmowany, wydzierżawiany lub użyczony.

Sposób uwzględnienia wydatków na paliwo
w kosztach

Rodzaj pojazdu

Status podmiotu gospodarczego

Pełna wysokość wydatku