Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 11 (802) z dnia 10.04.2013

Kradzież paliwa z baku samochodu ciężarowego a koszty uzyskania przychodów

Z baku samochodu ciężarowego, znajdującego się na terenie strzeżonym przez firmę ochroniarską, skradziono paliwo. Wartość tego paliwa została już przez spółkę zaliczona do kosztów podatkowych z chwilą wydania z magazynu. Czy wartość tego paliwa może "pozostać" w ww. kosztach? Na rzecz spółki została zasądzona zapłata odszkodowania od sprawcy kradzieży. W którym momencie ująć kwotę tego odszkodowania w przychodach podatkowych?

Zasadniczo wydatki na zakup paliwa do samochodu ciężarowego, wykorzystywanego na cele prowadzonej działalności gospodarczej, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki takie nie zostały bowiem wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, a ich związek z przychodami podatnika jest oczywisty.

Gdy, jak w sytuacji, o której mowa w pytaniu, paliwo zostanie skradzione, nie zostanie ono wykorzystane na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Nie przesądza to jednak o tym, że wartość tego paliwa nie będzie mogła być uznana za koszt podatkowy. W niektórych bowiem przypadkach straty w środkach obrotowych są zaliczane do kosztów podatkowych.

W praktyce ukształtował się pogląd, że kosztem uzyskania przychodu może być tylko taka strata, która powstała na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot. Strata ta musi być rzeczywista i prawidłowo udokumentowana. Z kolei straty powstałe z winy podatnika, jako wynik jego niedbalstwa, naruszenia przepisów, niedochowania należytej staranności w celu uniknięcia straty, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Takie straty nie mają związku z przychodami podatnika. Taki pogląd prezentują organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, który w interpretacji indywidualnej z 24 lipca 2012 r., nr ILPB3/423-171/12-2/JG stwierdził:

"(…) kosztem podatkowym może być tylko taka strata, która jest następstwem zdarzeń (w postaci działania lub zaniechania) niezależnych od woli podatnika. Niektóre rodzaje strat mogą więc nie stanowić kosztów uzyskania przychodu z uwagi na okoliczności powstania strat i ich udokumentowania oraz istnienie winy podatnika lub jego pracowników w procesie ich powstawania (straty powstałe z winy podatnika, tj. w wyniku niedbalstwa lub naruszenia przepisów (np. przeciwpożarowych) albo braku nadzoru nad pracownikami, ich poniesienie nie zostało właściwie udokumentowane). (…)"

W celu ustalenia, czy strata w środkach obrotowych stanowi koszt podatkowy, należy każdorazowo przeanalizować całokształt prowadzonej działalności, okoliczności, w których powstały straty, a także formę udokumentowania strat.

Z pytania wynika, że samochód, z którego baku paliwo zostało skradzione, znajdował się na terenie strzeżonym przez firmę ochroniarską. Zasadne jest zatem uznać, iż kradzież tego paliwa nie wynikała z winy spółki, jej niedbalstwa czy niedochowania należytej staranności. Z tego względu, wartość skradzionego paliwa stanowi koszt uzyskania przychodu. Spółka zachowała zatem prawo do zaliczenia wartości tego paliwa do kosztów podatkowych.

Aby straty w środkach obrotowych stanowiły koszty podatkowe, muszą być właściwie udokumentowane. W przypadku strat spowodowanych kradzieżą może to być np. protokół powstania szkód, zgłoszenie na policję, postanowienie o umorzeniu dochodzenia.

Odnosząc się natomiast do kwestii odszkodowania otrzymanego od sprawcy kradzieży stwierdzić należy, że odszkodowanie to stanowi dla spółki przychód - jako otrzymane pieniądze, wartości pieniężne. Przychód ten powstaje w dniu faktycznego otrzymania odszkodowania, tj. z chwilą wpływu środków pieniężnych na rachunek bieżący spółki (lub w momencie wpłaty gotówki do kasy).

Dla celów ustawy o rachunkowości wartość skradzionego paliwa powinna obciążać koszty pozostałej działalności operacyjnej spółki. W omawianym przypadku wartość tego paliwa została już zaliczona do kosztów działalności operacyjnej, z chwilą wydania paliwa z magazynu. Najprawdopodobniej nastąpiło to w tym samym roku, w którym paliwo zostało skradzione. W związku z tym, spółka powinna wartość skradzionego paliwa przeksięgować w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:

Dla zachowania czystości obrotów na kontach kosztowych wskazane jest także dokonanie zapisu technicznego, poprzez ujęcie wartości skradzionego paliwa po obu stronach konta 40, zapisem ujemnym.

Natomiast wartość otrzymanego odszkodowania spółka zaliczy do pozostałych przychodów operacyjnych. Wynika to wprost z treści art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości, gdzie zapisano, że przez pozostałe przychody operacyjne rozumie się m.in. przychody związane z odszkodowaniami i karami. Przychód ten powstanie już w dacie zasądzenia na rzecz spółki odszkodowania od sprawcy kradzieży. Kwotę odszkodowania ujmuje się w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału, tj. przypisuje się ją do okresu, którego dotyczy, niezależnie od terminu jej otrzymania.

Ww. odszkodowanie może zostać ujęte w księgach rachunkowych zapisem:

Z kolei wpływ odszkodowania na rachunek bankowy księguje się: