Koszty używania samochodu zastępczego udostępnianego w miejsce samochodu leasingowanego

W związku z wypadkiem, któremu uległ leasingowany samochód, spółka z o.o. otrzymała zastępczy samochód osobowy. Czy ma ona obowiązek sporządzenia ewidencji przebiegu pojazdu za okres korzystania z samochodu zastępczego?

Generalnie spółka ma obowiązek sporządzenia ewidencji przebiegu pojazdu za okres korzystania z samochodu zastępczego, chyba że samochód ten udostępnił jej leasingodawca. Wówczas nie musi prowadzić tej ewidencji.

W przypadku używania przez podatnika, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku tego podatnika, możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych z tytułu używania tego pojazdu, ustawodawca uzależnił od posiadania przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja ta zawiera dane służące weryfikacji rzeczywistego wykorzystywania pojazdu na cele służbowe, co wynika z art. 16 ust. 5 updop. Jednocześnie przepis ten określa, że brak takiej ewidencji skutkować będzie koniecznością wyłączenia z kosztów podatkowych wydatków związanych z używaniem tego samochodu (takich jak np. koszty zakupu paliwa, opłaty za autostrady, czy opłaty za parkowanie tego samochodu na płatnych parkingach). W przedmiotowej ewidencji nie ujmuje się kosztów wynajmu pojazdu.

Zatem, jeśli w stanie faktycznym leasingowany samochód został oddany do naprawy do serwisu, a na czas tej naprawy serwis udostępnił samochód zastępczy (auto nie zostało wydane w ramach obowiązującej umowy leasingowej), wówczas wydatki dotyczące używania samochodu zastępczego będą stanowić koszty - tylko do limitu tzw. kilometrówki. W tej sytuacji podatnik zobowiązany będzie do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Natomiast, jeżeli samochód zastępczy na czas serwisowania zapewnia leasingodawca, oznacza to, że auto zostało wydane w ramach umowy leasingu. Stąd wydatki poniesione w związku z jego użytkowaniem można ujmować bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, na takich samych zasadach jak przy użytkowaniu samochodu leasingowanego. Taki przypadek był omówiony w Przeglądzie Podatku Dochodowego nr 3 z 2015 r., w artykule pt. "Koszty dotyczące samochodu zastępczego udostępnianego na czas serwisowania leasingowanego samochodu".