Jak prawidłowo prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu na potrzeby VAT?

W celu pełnego odliczenia VAT z tytułu wydatków związanych z eksploatacją pojazdu samochodowego podatnik - oprócz jasno określonych zasad używania tego pojazdu oraz złożenia do naczelnika urzędu skarbowego informacji VAT-26 o jego wykorzystywaniu wyłącznie do celów firmowych - ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Uwaga

Prowadzona przez podatnika ewidencja przebiegu pojazdu musi potwierdzać, że:

pojazd samochodowy wykorzystywany jest wyłącznie do celów działalności gospodarczej,
pojazd nie został użyty do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Ewidencja przebiegu pojazdu
dostępna jest w serwisie
www.druki.gofin.pl

Ewidencja ta ma być prowadzona przez cały okres, w którym podatnik wykorzystuje pojazd wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej. Musi ona być bardzo szczegółowa, gdyż zawarte w niej informacje powinny jednoznacznie potwierdzać, że w ramach użytkowania pojazdu nie wystąpiły przypadki jego użycia do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Ustawodawca nie wprowadził urzędowego wzoru ewidencji przebiegu pojazdu, jednak z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT wynika, że powinna ona zawierać następujące dane:

numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu (obejmujący kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy skąd - dokąd, liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem) potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,
liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Przy czym przez okres rozliczeniowy należy rozumieć okres właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów VAT, tj. miesiąc lub kwartał.

W przypadku natomiast, gdy pojazd samochodowy udostępniany jest osobie niebędącej pracownikiem podatnika, ww. wpisu dokonuje osoba, która udostępnia pojazd. Wpis ten musi obejmować: kolejny numer wpisu, datę i cel udostępnienia pojazdu, stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, liczbę przejechanych kilometrów, stan licznika na dzień zwrotu pojazdu oraz imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd. W tym przypadku nie trzeba wpisywać opisu trasy.

W tym miejscu warto wspomnieć o konsekwencjach wynikających z wadliwości prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu polegającej np. na niepełnych zapisach czy lukach w poszczególnych pozycjach, które mogłyby oznaczać, że podatnik wykorzystywał dany pojazd nie tylko na cele działalności gospodarczej.

Jeśli organ podatkowy stwierdziłby brak wyłączności użytku pojazdu na cele działalności gospodarczej, podatnikowi - co do zasady - przysługiwałoby jedynie prawo do ograniczonego odliczenia VAT z tytułu wszystkich wydatków poniesionych od początku używania danego pojazdu. Aby tego uniknąć, podatnik powinien wpisywać w ewidencji przebiegu pojazdu możliwie jak najdokładniej "cel wyjazdu" oraz "opis trasy".

Zdaniem WSA w Rzeszowie zawartym w wyroku z dnia 3 lutego 2015 r., sygn. akt I SA/Rz 1073/14 (orzeczenie prawomocne), dla samochodu wykonującego w danym dniu wiele krótkich przejazdów w obrębie tej samej miejscowości, w ewidencji przebiegu pojazdu podatnik może dokonać jednego wpisu lub też każdy przejazd ująć odrębnie. Zapis dotyczący opisu trasy i celu wyjazdu, w opinii Sądu, powinien być jednak na tyle szczegółowy, aby zapewnić rzetelność prowadzonej ewidencji. Sąd stwierdził, iż prawidłowy zapis trasy powinien w takim wypadku zawierać adresy sklepów, urzędu itp. do których udawał się pracownik danym pojazdem. W jego ocenie, podatnik określając tylko miejscowość wyjazdu i przyjazdu oraz łączny cel, bez ścisłego określenia miejsca, gdzie on był realizowany, mógłby wpisać dowolną ilość przejechanych kilometrów, maskując tym samym wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych.

Ponadto, może zdarzyć się, że podatnik w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu błędnie opisze trasę przejazdu, czy też wskaże nieprawidłową liczbę przejechanych kilometrów. Błędy te - stosownie do wyjaśnień Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie zawartych w interpretacji indywidualnej z 30 września 2014 r., nr IPPP3/443-618/14-2/ISZ - jeśli zostaną wykryte i poprawione w dniu ich popełnienia nie powodują utraty prawa do odliczenia całego VAT od poniesionych wydatków na ten pojazd. Utrata prawa do odliczenia całego VAT może natomiast nastąpić w przypadku, gdy ww. błędy zostaną wykryte dopiero po pewnym czasie.

W tym zakresie czytamy: "(...) takie omyłki jak brak właściwego opisu trasy, czy źle podana liczba przejechanych kilometrów przez kierowcę w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu - nie powodują zmiany sposobu wykorzystywania samochodu (...). Jest to błąd czysto formalny, popełniony przez pracownika Spółki - kierowcę odpowiedzialnego za dokonanie stosownych wpisów w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów o charakterze czysto formalnym, który na skutek przeprowadzonych kontroli został w tym samym dniu wykryty i poprawiony.

Natomiast gdy błędy w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów zostaną ewentualnie wykryte po pewnym czasie, np. podczas wewnętrznej kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji, to nie można uznać, że Spółka wyeliminowała skutecznie możliwość wykorzystania tych pojazdów również do realizacji celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. (...)"

Na następnej stronie przedstawiamy przykładowo wypełniony wzór ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT.