Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT w spółce z o.o.

Czynny podatnik VAT (spółka z o.o.) w celu odliczania 100% VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi m.in. prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Czy ewidencję tę powinna podpisywać osoba upoważniona do reprezentowania spółki (np. członek zarządu), czy może tego dokonywać inna osoba do tego upoważniona (np. kierownik/pracownik działu odpowiedzialnego za firmowe samochody)?

Ustawa o VAT nie zawiera szczegółowych regulacji, kto powinien podpisać ewidencję przebiegu pojazdu w przypadku spółki z o.o. Może więc tego dokonać osoba upoważniona do tego przez podatnika (np. kierownik/pracownik działu odpowiedzialnego za firmowe samochody).

Zasady odliczania VAT od wydatków na samochody

Generalnie czynny podatnik VAT ma prawo odliczać VAT od zakupu towarów i usług w zakresie, w jakim są one wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i pod warunkiem, że nie zaistnieją przesłanki wykluczające to prawo (patrz: art. 86 ust. 1 i art. 88 ustawy o VAT).

Zasady odliczania VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi (tj. pojazdami samochodowymi w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony) zostały dodatkowo uregulowane w art. 86a ustawy o VAT. Generalnie podatnik ma prawo odliczyć 50% VAT wynikającego z faktur z tytułu wydatków dotyczących m.in. nabycia importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych.

W ustawie o VAT przewidziano także możliwość pełnego odliczania VAT od ww. wydatków związanych z pojazdami samochodowymi (jako odstępstwo od generalnej zasady odliczania 50% VAT). Prawo takie przysługuje m.in. w przypadku, gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, tj. m.in. gdy sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (patrz: art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) i ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT).

Wzór informacji VAT-26 dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl
w dziale Podatek VAT

Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają również obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji VAT. Informację tę składa się na druku VAT-26.

W niektórych sytuacjach nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu - m.in. do pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do odsprzedaży (kwestię tę jednak pomijamy jako niedotyczącą pytania Czytelnika).

Elementy ewidencji przebiegu pojazdu

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem - potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Natomiast w przypadku, gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, ww. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym, dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu:

jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd,
obejmuje kolejny numer wpisu, datę i cel udostępnienia pojazdu, stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, liczbę przejechanych kilometrów, stan licznika na dzień zwrotu pojazdu, imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Wątpliwości Czytelnika budzi potwierdzanie przez podatnika wpisów w ewidencji. Jak wskazano, wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym powinien być bowiem potwierdzony przez podatnika (oprócz sytuacji, gdy podatnik jest kierującym). W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki z o.o. dla celów VAT podatnikiem jest ta spółka. Nie ma jednak żadnych szczegółowych regulacji, kto powinien w takim przypadku podpisać ewidencję. Należy więc przyjąć, że podpisy w ewidencji przebiegu pojazdu mogą być dokonywane przez dowolną upoważnioną do tego osobę (np. kierownika działu odpowiedzialnego za firmowe samochody). Niekoniecznie potwierdzenia musi dokonywać osoba upoważniona do reprezentowania spółki.

Potwierdzeniem takiego stanowiska może być pośrednio interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 15 czerwca 2020 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.122.2021.2.AS, w której wnioskodawca (spółka komandytowa) wskazał, że po złożeniu podpisu przez pracownika kierującego pojazdem w danym miesiącu, dokument będzie podpisywany przez osobę upoważnioną przez wnioskodawcę, na okoliczność potwierdzenia autentyczności wpisów osoby kierującej pojazdem w danym miesiącu. Wprawdzie interpretacja dotyczyła możliwości prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w formie raportu z GPS, ale istotne jest, że organ nie podważył podpisywania jej przez osobę do tego upoważnioną.