auto w firmie, samochód w firmie, samochód prywatny w firmie, samochód firmowy
lupa
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 22 (358) z dnia 20.11.2013

Ryczałt za używanie prywatnego samochodu w jazdach lokalnych za niepełny miesiąc

Na podstawie oświadczenia pracownika wypłacamy mu miesięczny ryczałt za używanie prywatnego samochodu w jazdach lokalnych. W połowie listopada 2013 r. rozwiązaliśmy z tym pracownikiem umowę o pracę. Czy w tej sytuacji za listopad powinniśmy wypłacić tylko część ryczałtu? Jak zaksięgować jego wypłatę?

W przypadku zatrudniania pracownika przez niepełny miesiąc kalendarzowy, należny mu ryczał za używanie prywatnego samochodu do jazd lokalnych w celach służbowych pomniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zwrot pracownikowi poniesionych przez niego kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych odnoszony jest przy tym w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki - odpowiednio w ciężar konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub konta zespołu 5.


Zasady zwrotu kosztów używania prywatnych samochodów dla celów służbowych

Kwestie związane ze zwrotem kosztów używania prywatnych samochodów pracowników do celów służbowych regulują przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), dalej zwanego rozporządzeniem Ministra Infrastruktury.

W myśl § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.

Zwrot powyższych kosztów może być rozliczany w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).

Jeśli zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu do jazd lokalnych w celach służbowych dokonywany jest w formie miesięcznego ryczałtu, to - zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury - ryczałt ten obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Należy przy tym pamiętać, iż w przypadku zwrotu pracownikowi kosztów używania w jazdach lokalnych pojazdu prywatnego w formie ryczałtu miesięcznego konieczne jest złożenie przez pracownika oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych. Należy je składać za każdy miesiąc, w którym, zgodnie z zawartą umową cywilnoprawną, był on używany. Oświadczenie to powinno zawierać:

  • dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz
     
  • określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także
     
  • ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.


Opodatkowanie i oskładkowanie

Ewidencja księgowa zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu do jazd lokalnych w celach służbowych powinna się odbywać z uwzględnieniem przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwoty wypłacane pracownikowi z tego tytułu, co do zasady, stanowią bowiem przychód tej osoby ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. Pracodawca ma więc obowiązek naliczyć, pobrać i przekazać do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy od kwoty ryczałtu. Wyjątkiem od tej zasady objęty jest jedynie zwrot takich wydatków, jeżeli obowiązek ich ponoszenia przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości m.in. miesięcznego ryczałtu pieniężnego (zob. art. 21 ust. 1 pkt 23b updof). Odnosi się to przykładowo do pracowników służby leśnej (zob. ustawę z dnia 28 września 1991 r. o lasach - Dz. U. z 2011 r. nr 12, poz. 59 ze zm.).

Zwrot pracownikowi kosztów używania samochodów prywatnych dla celów służbowych - do wysokości m.in. miesięcznego ryczałtu pieniężnego określonego w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury - nie jest natomiast uwzględniany w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego). W takim samym zakresie (tzn. do wysokości miesięcznego ryczałtu określonego w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury) nie stanowi również podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.


Ewidencja księgowa

Ryczałt za używanie przez pracownika prywatnego samochodu dla celów służbowych można zaksięgować następująco:

1. PK - zarachowanie ryczałtu w ciężar kosztów działalności operacyjnej:
      - Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
         (w analityce: Konto imienne pracownika).
2. PK - zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych:
      - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
         (w analityce: Konto imienne pracownika),
      - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne".
3. Wypłata pracownikowi ryczałtu - z kasy lub rachunku bieżącego (odpowiednio na podstawie dowodu KW lub WB):
      - Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
         (w analityce: Konto imienne pracownika),
      - Ma konto 10 "Kasa" lub 13-0 "Rachunek bieżący".

www.AutowFirmie.pl - Samochód w ewidencji księgowej:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PodatekDochodowy.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

wrzesień 2021
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
8
9
11
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
28
29
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Bezpłatny egzemplarz
PODATEK DOCHODOWY - przychody, koszty, środki trwałe, amortyzacja, leasing
PODATEK VAT - zasady rozliczania i weryfikacji
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.