Zwrot pracownikom kosztów przejazdu prywatnymi samochodami w podróżach służbowych

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 lutego 2023 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.11.2023.1.KF)

"(...) Charakter Państwa działalności wymaga, aby pracownicy odbywali podróże służbowe - głównie w celach obsługi klientów (uzgodnienia, prace serwisowe itp.). Są to podróże służbowe w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksy pracy - zarówno krajowe, jak i zagraniczne. Z reguły pracownicy odbywają podróże służbowe swoimi samochodami prywatnymi. W związku z przejazdami samochodami konieczne jest ponoszenie szeregu różnych wydatków: bezpośrednio eksploatacyjne (m.in. paliwo, inne płyny eksploatacyjne, ubezpieczenie, przeglądy, mycie) oraz dodatkowe, a w szczególności opłaty parkingowe i autostradowe. (...)

Czy opłaty za parkowanie oraz autostrady wchodzą do kosztów przejazdu wypłacanych zgodnie z zasadami określonymi w § 3 ust. 4 rozporządzenia delegacyjnego, czy też pracodawca może wypłacać zwrot za te opłaty odrębnie i zwracane kwoty korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych (podkreśl. red.)?

(...) jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej (...) w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (...), a w zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej - także rozporządzenie Ministra Infrastruktury (...) w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (...).

Natomiast jak wynika z treści § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia (delegacyjnego - przyp. red.): w przypadkach, o których mowa w ust. 3 (tj. w krajowej lub zagranicznej podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy - przyp. red.), pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (...).

Wobec powyższego należy wskazać, że otrzymany przez pracowników zwrot dodatkowych udokumentowanych kosztów - z tytułu opłat za płatne parkingi oraz opłat za autostrady - związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego, może zostać objęty zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji. Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot "podróż służbowa".

(...) Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy: pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

(...) Przepis § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej odnosi się do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów, tj. np. do zwrotu kosztów z tytułu opłat za parking lub przejazd autostradą, opłaty za postój w strefie płatnego parkowania itp.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej: pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Stosownie zaś do § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia: wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Podsumowując, w związku z odbywaniem podróży służbowych zwrot pracownikom dodatkowych udokumentowanych kosztów związanych z wykorzystaniem w podróży służbowej samochodu prywatnego, takich jak: opłaty za płatne parkingi, opłaty za autostrady, stanowi dla pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy. W konsekwencji nie ciążą na Państwu obowiązki płatnika w związku ze zwrotem pracownikom ww. kosztów.

Przy czym kwota zwolnienia z tytułu zwrotu kosztów z tytułu opłat za płatne parkingi oraz opłat za autostrady nie podlega wliczeniu do kwoty zwolnienia limitowanego, dotyczącego kosztów samego przejazdu (tzw. kilometrówki). (...)"