Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 28 (1251) z dnia 1.10.2025

Koszty z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego zleceniobiorcy na potrzeby spółki

W spółce jawnej (niebędącej podatnikiem CIT) zatrudniona na umowę zlecenia osoba fizyczna (nieprowadząca działalności gospodarczej) odbywa własnym samochodem osobowym podróże na potrzeby prowadzonej przez spółkę działalności. Spółka, zgodnie z umową, zwraca zleceniobiorcy koszty używania ww. samochodu w wysokości tzw. kilometrówki. Czy może ona zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wypłacaną zleceniobiorcy kwotę z tego tytułu?

Zgodnie z ogólną regułą, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PDOF.

Za koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności uznaje się zasadniczo takie wydatki, które są związane z tą działalnością, pozostają w ścisłym związku z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu ich źródła, a ponadto są racjonalne, ekonomicznie uzasadnione oraz właściwie udokumentowane.

Zwrot zleceniobiorcy kosztów używania prywatnego samochodu osobowego tej osoby, na potrzeby spółki, niewątpliwie jest wydatkiem związanym z działalnością gospodarczą prowadzoną przez spółkę (służy osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu ich źródła), a więc zasadniczo wydatek ten może stanowić koszt uzyskania przychodów, z uwzględnieniem wspomnianego katalogu kosztów niestanowiących kosztów podatkowych.

Z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o PDOF wynika, że tzw. kilometrówka (tj. zwrot kosztów używania samochodu w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu) może być kosztem uzyskania przychodów w przypadku wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe). Zwrot ww. kosztów w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, nie stanowi natomiast kosztu podatkowego.

Przepis ten odnosi się wyłącznie do pracowników odbywających podróże służbowe. Natomiast w przypadku innych osób (np. zleceniobiorców) wykorzystujących swoje prywatne samochody osobowe na potrzeby firmy, zastosowanie znajduje art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PDOF. Na podstawie tego przepisu, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika (z wyjątkiem prywatnych samochodów pracowników, a także prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy). Poniesione wydatki obejmują także kwotę VAT, która zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu (art. 23 ust. 5a ww. ustawy). Kosztami uzyskania przychodów mogą być zatem ww. wydatki w wysokości 75%.

Przepis ten ma zastosowanie generalnie do wszystkich samochodów osobowych wykorzystywanych zarówno na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, jak i do celów niezwiązanych z tą działalnością (z ww. wyjątkami). Oznacza to, że ww. limit 75% dotyczy także prywatnych samochodów osobowych zleceniobiorców, wykorzystywanych na potrzeby realizacji zleconego im zadania. Tak też wynika z Objaśnień podatkowych Ministerstwa Finansów z 9 kwietnia 2020 r. pt. "Wykorzystywanie samochodu osobowego w prowadzonej działalności - zmiany w podatkach dochodowych od 2019 r."

W świetle powyższego, w sytuacji gdy spółka zwróci zleceniobiorcy koszty używania prywatnego samochodu osobowego tej osoby z tytułu podróży związanej z działalnością prowadzoną przez spółkę w formie kilometrówki, to będzie ona mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75% wypłaconej kwoty.

Wspomnijmy, iż MF w ww. Objaśnieniach podatkowych wskazało, że zwrot ww. wydatków powinien być uregulowany aktem, z którego wynika obowiązek ich ponoszenia (np. umową cywilnoprawną o używanie samochodu na potrzeby spółki).

Należy również dodać, że przychody oraz koszty uzyskania tych przychodów z tytułu udziału w spółce niebędącej osobą prawną, ze wspólnej własności, wspólnego przedsięwzięcia, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy lub praw majątkowych u każdego podatnika, określa się proporcjonalnie do jego prawa do udziału w zysku (udziału). W przypadku braku przeciwnego dowodu przyjmuje się, że prawa poszczególnych wspólników do udziału w zysku (udziału) są równe (art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o PDOF).