Gazeta Podatkowa nr 51 (988) z dnia 27.06.2013

Tachograf cyfrowy w samochodzie

Tachograf cyfrowy to cyfrowe urządzenie rejestrujące stosowane w transporcie drogowym. Za jego pomocą dokonywany jest w szczególności pomiar czasu, prędkości i odległości. Ponadto monitoruje on stan prowadzenia pojazdu oraz czynności wykonywane przez kierowcę. Jego montaż jest obowiązkowy w większości samochodów ciężarowych. Należy też pamiętać o konieczności pobierania i archiwizowania danych.

Montaż tachografu cyfrowego

Obowiązkowy jest montaż tachografu cyfrowego w przypadku samochodów ciężarowych zarejestrowanych na terenie państw członkowskich Unii Europejskiej po dniu 1 maja 2006 r. Istnieją jednak pewne kategorie pojazdów, które wyłączone zostały spod obowiązku ich instalowania. Są to pojazdy:

• przeznaczone do przewozu rzeczy, gdy dozwolona maksymalna masa pojazdu, łącznie z przyczepami i naczepami, nie przekracza 3,5 tony,
   
• przeznaczone do przewozu osób, które ze względu na typ konstrukcyjny i wyposażenie nadają się do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą i są do tego przeznaczone,
   
• których maksymalna dopuszczalna prędkość nie przekracza 30 km/h,
   
• używane do niehandlowych przewozów towarów w celach prywatnych,
   
• pomocy technicznej,
   
• przeznaczone do przewozu osób wykonywanego w ramach usług regularnych, których droga przebiegu nie przekracza 50 km,
   
• o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 7,5 tony, które używane są do niezarobkowego przewozu rzeczy.

W pojazdach zarejestrowanych przed dniem 1 maja 2006 r. używane są tachografy analogowe, chyba że dokonano ich wymiany na cyfrowe.

Rodzaje kart do tachografu cyfrowego

Do tachografów cyfrowych wydawane są cztery rodzaje kart. Są to karty:

• przedsiębiorstwa,
   
• kierowcy,
   
• warsztatowa,
   
• kontrolna.

• Karta przedsiębiorstwa

Obowiązek jej posiadania spoczywa na przewoźnikach drogowych oraz na innych podmiotach wykonujących przewozy drogowe, będących właścicielami lub użytkownikami pojazdów samochodowych objętych obowiązkiem instalacji i użytkowania tachografu cyfrowego. Identyfikuje ona firmę i umożliwia m.in. dostęp do wszystkich danych umieszczonych w tachografie, związanych z daną firmą w celu ich wyświetlenia, pobrania i drukowania. Za jej pomocą możliwe jest też blokowanie dostępu innej firmy do danych własnego przedsiębiorstwa.

Przy składaniu wniosku o jej wydanie konieczne jest dołączenie kopii dokumentu dopuszczającego do ruchu pojazd objęty obowiązkiem instalacji i użytkowania tachografu cyfrowego. Natomiast w sytuacji, gdy z dokumentu tego nie wynika prawo dysponowania danym pojazdem, dodatkowo należy załączyć kopię innego dokumentu potwierdzającego ten fakt.

• Karta kierowcy

Ta karta umożliwia identyfikację kierowcy. Dzięki niej możliwe jest przypisanie do odpowiedniej osoby danych dotyczących przejazdów rejestrowanych przez moduł tachografu. Na tej karcie zapisywane są dane dotyczące przejazdów wykonanych przez określonego kierowcę.

O jej wydanie występuje kierowca. Do wniosku należy dołączyć kopię prawa jazdy oraz fotografię kierowcy. Karta wydawana jest na okres 5 lat, ale nie dłużej niż wynosi okres ważności prawa jazdy posiadanego przez kierowcę.

• Karta warsztatowa

Wydawana jest ona dla uprawnionych techników zajmujących się obsługą serwisową tachografów cyfrowych. Jest ona zabezpieczona PIN-em i personalizowana dla technika warsztatowego. Karta wydawana jest na wniosek podmiotu prowadzącego warsztat bądź innego uprawnionego podmiotu.

Do wniosku o jej wydanie należy dołączyć kopię zezwolenia na prowadzenie warsztatu w zakresie instalacji, w tym aktywacji, napraw lub sprawdzania pod względem zgodności z wymaganiami rozporządzenia Komisji nr 1360/2002/WE tachografów cyfrowych, w tym ich kalibracji.

• Karta kontrolna

Przeznaczona jest ona dla organów kontroli transportu w celu pobierania danych i kontrolowania kierowcy oraz jego pracy.

Karty stanowią własność podmiotu je wydającego, czyli Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A. Każdy posiadacz karty zobowiązany jest:

1) niezwłocznie zawiadomić o jej utracie podmiot wydający karty,

2) zwrócić kartę do podmiotu wydającego karty, w przypadku:

a) uszkodzenia karty,

b) upływu terminu, na jaki karta została wydana,

c) zmiany miejsca zatrudnienia - w przypadku technika warsztatu,

d) zaprzestania wykonywania zawodu - w przypadku technika warsztatu,

e) cofnięcia uprawnienia do wykonywania zawodu - w przypadku technika warsztatu.

Pobieranie danych z tachografu

Podmiot wykonujący przewozy drogowe, czyli przewoźnik drogowy bądź inny podmiot wykonujący przewozy drogowe, będący właścicielem lub użytkownikiem pojazdu samochodowego objętego obowiązkiem instalacji i użytkowania tachografu cyfrowego pobiera z niego dane nie rzadziej niż raz na 90 dni. Zobowiązany jest on robić to częściej, jeżeli ich pobieranie w takim odstępie czasu stwarzałoby ryzyko utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu wykonującego przewóz drogowy. Natychmiastowe pobieranie informacji jest wymagane:

• przed trwałym bądź okresowym przekazaniem pojazdu innemu podmiotowi,
   
• w sytuacji wadliwego funkcjonowania bądź uszkodzenia tachografu cyfrowego, umożliwiających jednakże pobranie zarejestrowanych w nim danych,
   
• w przypadku wycofania pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania.

Jeśli chodzi o kwestię pobierania danych z karty kierowcy, to należy to robić co najmniej raz na 28 dni bądź częściej, jeżeli miałoby miejsce zaistnienie ryzyka ich utraty. Dokonywać tego należy też:

• przed ustaniem stosunku pracy danego kierowcy,
   
• przed upływem terminu rozwiązania umowy, na podstawie której świadczone były przewozy na rzecz podmiotu wykonującego przewozy drogowe,
   
• w przypadku utraty ważności karty kierowcy,
   
• w oznaczonym terminie w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.

Pobrane dane należy przechowywać w oryginalnym formacie przez okres co najmniej 12 miesięcy, począwszy od daty ich zarejestrowania w tachografie bądź na karcie. Należy je zabezpieczyć przed ryzykiem utraty oraz przed dostępem do nich osób nieuprawnionych. Muszą być czytelne i uporządkowane. Dopuszczalne jest tworzenie ich kopii, celem przetwarzania i wykorzystywania na potrzeby podmiotu wykonującego przewozy drogowe.

Kontrola i sankcje

Inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego, funkcjonariusze Policji oraz w niektórych przypadkach straży granicznej uprawnieni są do przeprowadzania kontroli m.in. w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących czasu prowadzenia pojazdu i odpoczynku kierowcy.

Zasady przeprowadzania kontroli reguluje rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie kontroli ruchu drogowego (Dz. U. z 2008 r. nr 132, poz. 841 ze zm.). Policjant bądź inspektor ITD sprawdza zapisy zawarte w pamięciach: tachografu cyfrowego i karty kierowcy poprzez włożenie karty kontrolnej do tachografu cyfrowego, a następnie wyświetlenie i przeglądanie zapisów, ich wydruk lub pobranie przy użyciu nośnika informatycznego. Potwierdzeniem dokonania czynności kontrolnych jest:

1) dla kontrolowanego - automatyczny zapis w pamięciach: tachografu cyfrowego i karty kierowcy informacji o:

a) numerze karty kontrolnej i znaku wyróżniającym Rzeczpospolitą Polską jako państwo, w którym tę kartę wydano,

b) dacie i godzinie dokonanej kontroli,

c) przeglądaniu zapisów, ich wydruku lub pobraniu;

2) dla kontrolującego - automatyczny zapis na karcie kontrolnej informacji o:

a) numerze karty kierowcy i znaku wyróżniającym państwa, w którym kartę wydano,

b) dacie i godzinie dokonanej kontroli,

c) przeglądaniu zapisów, ich wydruku lub pobraniu,

d) kontrolowanym okresie,

e) numerze rejestracyjnym pojazdu i znaku wyróżniającym państwa, w którym pojazd zarejestrowano.

W sytuacji gdy inspektor (funkcjonariusz) dokonujący czynności sprawdzających nie posiada karty kontrolnej, wówczas zapisy zawarte w pamięciach: tachografu cyfrowego i karty kierowcy sprawdzane są poprzez wyświetlenie i przeglądanie zapisów oraz ich wydruk.

Wysokość kar nakładanych na podmiot dokonujący przewozu drogowego w związku z naruszeniem przepisów o stosowaniu urządzeń rejestrujących samoczynnie prędkość jazdy, jej czas i okres postoju zawiera załącznik nr 3 do ustawy o transporcie drogowym. Przykładowo wynoszą one:

• wykonywanie przewozu drogowego pojazdem niewyposażonym w urządzenie rejestrujące lub cyfrowe urządzenie rejestrujące - 3.000 zł,
   
• wykonywanie przewozu drogowego pojazdem wyposażonym w urządzenie rejestrujące lub cyfrowe urządzenie rejestrujące, które nie rejestruje wszystkich wymaganych elementów - 2.000 zł,
   
• dopuszczenie do wykonywania przewozu drogowego pojazdem wyposażonym w cyfrowe urządzenie rejestrujące przez kierowcę nieposiadającego własnej, ważnej karty kierowcy - 1.000 zł,
   
• używanie tej samej karty kierowcy przez kilku kierowców - 3.000 zł
   
• jednoczesne używanie kilku kart kierowców - 1.000 zł.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 6.09.2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 ze zm.)

Ustawa z dnia 29.07.2005 r. o systemie tachografów cyfrowych (Dz. U. nr 180, poz. 1494 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23.08.2007 r. w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych danych (Dz. U. nr 159, poz. 1128 ze zm.)